Ticari Şirketler Elektronik Genel Kurul

Ticari Şirketler için Elektronik Genel Kurul ve Yönetim Kurulu

Şirketlerde Dijital Dönüşümün Anahtarı

E-GKS ve E-YKS sistemlerimiz sayesinde genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarınızı tamamen elektronik ortamda güvenli, hızlı ve mevzuata uygun şekilde gerçekleştirebilirsiniz.

Güvenli Katılım

E-imza ve mobil imza desteğiyle tüm ortaklar güvenli şekilde toplantıya katılabilir ve oy kullanabilir.

Mevzuata Uygunluk

Tüm süreçler Türk Ticaret Kanunu ve ilgili mevzuata uygun şekilde tasarlanmıştır.

Dijital Arşivleme

Toplantı tutanakları, kararlar ve belgeler elektronik ortamda güvenli şekilde saklanır.

Kolay Kullanım

Kullanıcı dostu arayüzüyle tüm işlemler hızlı ve basit şekilde gerçekleştirilebilir.

Şirketler İçin E-GKS ve E-YKS’nin Avantajları

Elektronik genel kurul ve yönetim kurulu çözümlerimiz ile şirketler karar alma süreçlerini hızlandırır, maliyetlerini azaltır ve şeffaflığı artırır.

  • Zamandan tasarruf – toplantılarınızı daha kısa sürede tamamlayın
  • Maliyet avantajı – seyahat ve basılı evrak giderlerinden kurtulun
  • Şeffaflık – tüm süreçler kayıt altına alınır ve raporlanabilir

Şirketlerde Elektronik Genel Kurul ve Yönetim Kurulu Uygulama Aşamaları

6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu ve ilgili yönetmelikler kapsamında şirketlerin elektronik ortamda genel kurul ve yönetim kurulu toplantı süreçleri

1. Şirket Ana Sözleşmesinin Kontrolü ve Düzenlenmesi

Amaç: Elektronik ortamda kurul yapılabilmesi için hukuki alt zemini oluşturmak.

  1. Kanunun 1527 nci maddesi uyarınca ortaklar kurulu veya genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak şirketlerin şirket sözleşmesinde aşağıda belirtilen hükmün yer alması zorunludur:
    “Şirketin ortaklar kurulu/genel kurul toplantısına katılma hakkına sahip olanlar bu toplantılara, Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ hükümleri uyarınca hak sahiplerinin bu toplantılara elektronik ortamda katılmalarına ve oy vermelerine imkan tanıyacak Elektronik Toplantı Sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak toplantılarda şirket sözleşmesinin bu hükmü uyarınca kurulmuş olan sistem üzerinden veya destek hizmeti alınacak sistem üzerinden hak sahiplerinin ilgili mevzuatta belirtilen haklarını Tebliğ hükümlerinde belirtilen çerçevede kullanabilmesi sağlanır.”
  2. Eğer mevcut sözleşmede bu ibare yoksa, olağanüstü genel kurul çağrısı yapılarak ana sözleşme tadili gerçekleştirilir.
  3. Tadil kararı Ticaret Siciline tescil ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde ilan edilir.

2. Yönetim Kurulu Kararı

Amaç: E-Kurul sisteminin kullanımına ilişkin iç onay oluşturmak.

  1. Yönetim kurulu toplanır ve aşağıdaki kararı alır:
    “Şirketimiz genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılabilmesi için ... ‘E-Kurul’ sisteminin kullanılmasına oy birliğiyle karar verilmiştir.”
  2. Karar defterine işlenir ve imzalanır.
  3. Karar örneğiyle birlikte sistem başvurusu yapılır.

3. KAM Bilgi Teknolojileri A.Ş. – E-KURUL Sistemine Kayıt

Amaç: Yetkilendirilmiş sistem üzerinde şirket hesabı oluşturmak.

  1. https://ekurul.com adresinden kayıt yapılır, e-Devlet doğrulaması gerçekleştirilir.
  2. Menüde “Şirket Hesaplarım” → “Şirket Listesi” kısmına girilir.
  3. “Ekle” butonuna basarak şirket bilgileri girilir.
  4. Şirket bilgileri: ad, tür (Ltd./A.Ş.), vergi no, MERSİS no, kuruluş tarihi, il, adres, iletişim bilgileri, sektör.
  5. Belgeler yüklenir ve kayıt tamamlanır.

4. Elektronik Ortamda Toplantı Çağrısı

Amaç: Toplantı hazırlıklarının mevzuata uygun şekilde yürütülmesi.

  1. Toplantı tarihi, saati, gündemi ve katılımcı listesi sisteme yüklenir.
  2. Davetler e-Devlet, e-posta ve SMS ile gönderilir.
  3. Katılımcılar e-İmza veya mobil imza ile katılım beyanında bulunur.
  4. Sistem, MERSİS ve MKK entegrasyonu ile pay sahipliği doğrulamasını yapar.

5. Toplantının Elektronik Ortamda Yapılması

Amaç: Mevzuata uygun dijital toplantı yürütmek.

  1. Toplantı açılışı, başkan ve katip seçimi sistem üzerinden yapılır.
  2. Katılım yoklaması otomatik kaydedilir.
  3. Gündem maddeleri görüşülür, elektronik oylama yapılır.
  4. Oylama sonuçları şifreli biçimde kaydedilir.

6. Toplantı Tutanağı ve Belgelerin Saklanması

Amaç: Tutanak ve kararların hem dijital hem fiziki biçimde saklanması.

  1. Sistem tarafından tutanak otomatik oluşturulur.
  2. Tüm üyeler e-İmza veya mobil imza ile imzalar.
  3. Belgeler SHA256 algoritması ile mühürlenir.
  4. Dijital kayıtlar 10 yıl sistemde saklanır (TTK m.82 ve 1527).

7. Tescil ve Bildirim Süreci

Amaç: TTK ve Ticaret Sicili Mevzuatı gereği bildirimlerin yapılması.

  1. Tescile tabi kararlar MERSİS üzerinden yüklenir.
  2. Ticaret Sicil Müdürlüğü’ne e-imzalı belgelerle başvuru yapılır.
  3. Belgeler E-Kurul sisteminden PDF formatında alınabilir.

8. Hukuki Uyum Bildirimi

Amaç: Yetkili kurumlara şeffaflık ve güven beyanı.

“Şirketimiz, 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 1527. maddesi ve ilgili yönetmelikler çerçevesinde, genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını KAM Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından sağlanan E-Kurul sistemi üzerinden gerçekleştirmektedir.”