Dernekler ve Birlikler Elektronik Yönetim Kurulu

Dernekler ve Birlikler için Elektronik Genel Kurul ve Yönetim Kurulu

Dernek ve Birliklerde Dijital Yönetim Dönemi

E-GKS ve E-YKS çözümlerimiz sayesinde dernekler ve birlikler, genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda güvenli, hızlı ve mevzuata uygun şekilde gerçekleştirebilir.

Güvenli Katılım

E-imza ve mobil imza desteğiyle tüm üyeler toplantıya güvenle katılabilir ve oylarını kullanabilir.

Mevzuata Uygunluk

Tüm süreçler dernek ve birlikleri düzenleyen mevzuata uygun şekilde tasarlanmıştır.

Dijital Arşivleme

Kararlar, tutanaklar ve belgeler elektronik ortamda güvenle arşivlenir ve gerektiğinde erişilebilir.

Kolay Kullanım

Kullanıcı dostu arayüz sayesinde tüm üyeler toplantılara rahatlıkla katılabilir.

Dernekler ve Birlikler İçin E-GKS ve E-YKS’nin Avantajları

Elektronik genel kurul ve yönetim kurulu sistemlerimiz ile dernekler ve birlikler karar alma süreçlerini hızlandırır, maliyetlerini azaltır ve şeffaflığı artırır.

  • Zamandan tasarruf – toplantılarınızı daha kısa sürede tamamlayın
  • Maliyet avantajı – seyahat ve basılı evrak giderlerinden kurtulun
  • Şeffaflık – tüm süreçler kayıt altına alınır ve raporlanabilir

Dernek Elektronik Kurul Kullanım Süreci

1. Dernek İç Karar Aşaması

Amaç: Elektronik kurul sistemlerinin kullanılmasına ilişkin iç onay oluşturmak.

Adımlar:

  1. Yönetim kurulu toplanır.
  2. Gündem maddesi: “Derneğimizin genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılmasına, bu kapsamda KAM Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından geliştirilen ‘E-Kurul’ sisteminin kullanılmasına karar verilmiştir.”
  3. Karar oy birliğiyle alınır ve karar defterine işlenir.
  4. Karar örneği, dernek mührüyle onaylanır.

2. İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğü Onayı ve Kâğıt Alımı

Amaç: Elektronik kurul çıktılarının saklanması için resmi kayıtlı çıktı kâğıtlarının temini.

Adımlar:

  1. Yönetim kurulu kararıyla birlikte derneğin merkezinin bağlı bulunduğu İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğü’ne başvurulur.
  2. Başvuru dilekçesi ekinde aşağıdaki belgeler sunulur:
    • Yönetim kurulu kararı (ıslak imzalı)
    • Dernek tüzüğü (elektronik uygulamayı engellemeyen ibare içermelidir)
    • Yetkili temsilci kimlik fotokopisi
  3. Müdürlük tarafından 100 adet numaralı, damgalı A4 kâğıdı teslim edilir.
  4. Bu kâğıtlar yalnızca elektronik kurul çıktılarında kullanılacaktır.

3. KAM Bilgi Teknolojileri A.Ş. – E-KURUL Sistemine Kayıt

Amaç: Kimlik doğrulama ve sistem yetkilendirmesi.

  1. https://ekurul.com adresinden “Ücretsiz Kayıt Ol” menüsüne girilir ve e-Devlet doğrulaması yapılır.
  2. Kayıt tamamlandıktan sonra giriş ekranından panele erişim sağlanır.
  3. “Dernek Hesaplarım” > “Dernek Listesi” > “Ekle” adımları izlenerek dernek bilgileri (ad, vergi no, kütük no, kuruluş tarihi, il, adres vb.) girilir.
  4. Bilgiler kaydedildikten sonra gerekli belgeler yüklenerek doğrulama tamamlanır.

4. Elektronik Toplantı Hazırlığı

Amaç: Genel kurul veya yönetim kurulu toplantısının sistem üzerinde oluşturulması.

  1. Toplantı tarihi, saati, gündemi ve katılımcı listesi hazırlanır.
  2. Davetiyeler e-posta ve SMS ile gönderilir.
  3. Üyeler kimlik doğrulamasını e-Devlet veya mobil imza ile yaparak katılım sağlar.

5. Elektronik Kurulun Yapılması

Amaç: Kanuna uygun dijital toplantı ve karar alma sürecinin yürütülmesi.

  1. Başkan ve katip üyeler e-imza ile toplantıyı başlatır.
  2. Katılım ve yoklama listesi otomatik oluşturulur.
  3. Oylamalar gizli/açık seçenekleriyle güvenli şekilde yapılır.
  4. Sistem; tüm konuşma, oy ve işlem kayıtlarını zaman damgası ile saklar.

6. Kararların Saklanması

Amaç: Kararların resmi çıktılarının alınması ve fiziki saklama yükümlülüğü.

  1. Sistem otomatik olarak karar özeti ve tutanak oluşturur.
  2. Belgeler e-imza ile imzalanır.
  3. Çıktılar İl Müdürlüğü’nden alınan numaralı, damgalı A4 kâğıtlara basılır.
  4. Kâğıt üzerindeki sıra numaraları tutanaklarda belirtilir.
  5. Belgeler dernek arşivinde saklanır.

7. Yasal Uyumluluk Bildirimi (Opsiyonel)

Amaç: Şeffaflık ve uygunluk bildirimi.

  1. Dernek, toplantı sonrasında İl Müdürlüğü’ne şu yazıyla bilgi verebilir:
    “Derneğimiz, 5253 sayılı Kanun ve Dernekler Yönetmeliği uyarınca elektronik ortamda genel kurul/yönetim kurulu toplantılarını KAM Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından sağlanan E-Kurul sistemi üzerinden yürütmektedir.”

Yönetim Kurulu Kararı (Örnek Metin)

Konu: Dernek Toplantılarının Elektronik Ortamda Yapılması
Karar No: ...
Karar Tarihi: ...
Toplantı Yeri: Dernek Merkezi

KARAR METNİ:
Derneğimizin faaliyetlerinde çağdaş yönetim anlayışı ve dijital dönüşüm hedefleri doğrultusunda...
(Aşağıdaki tüm paragraf metnin tam haliyle buraya girilir.)

Tüzük Uygunluğu ve Gerekirse Tüzük Değişikliği

Yapılacaklar:

  1. Tüzüğünüzde “elektronik ortamda toplantı yapılabilir” ibaresi yoksa ekleyin.
  2. Örnek madde:
    “Dernek, yönetim kurulu ve genel kurul toplantılarını, üyelerin kimliklerinin doğrulanması ve oy güvenliği sağlanmak kaydıyla elektronik ortamda yapabilir.”
  3. Tüzük değişikliğini DERBİS üzerinden veya İl Müdürlüğü’ne fiziken bildirin.